Ya estoy e nuevo por aquí y hoy vengo con pregunta:

¿Sabrías decirme en qué contexto se encuentra ubicado ahora mismo tu negocio online?

3,2,1 …

¿Ya tienes la respuesta?

Apúntala en un papel y cuéntamela en los comentarios.

¿No tienes respuesta?

No pasa nada, porque hoy vengo a ayudarte a hablarte sobre la importancia del análisis de contexto para una organización.

 

contexto interno y externo

¿Qué es eso del contexto?

Seguro te estarás preguntando qué es eso del contexto y qué tendrá que ver con tu negocio y con la calidad.

Pues el contexto no es más que el “ambiente” donde se está desenvolviendo tu negocio en este momento. Según la norma ISO 9001 de calidad incluye 4 aspectos:

  • Determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos.
  • Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
  • Determinación del alcance.
  • Determinación de los procesos.

 

Hoy te voy a hablar del contexto interno y externo y en próximos post continuaré contándote sobre el resto de puntos y cómo puedes aplicarlos en tu negocio online.

Contexto interno

Es la parte de adentro de tu negocio, la que nadie ve. Se puede decir que incluso la más emocional, porque tendrá en cuenta las capacidades y habilidades que puedas aportar a tu negocio.

Contexto externo

Es todo lo que pasa “fuera” de tu negocio, lo que no puedes controlar, pero está ahí, está pasando y es importante que lo conozcas para tomar decisiones acertadas.

Dentro del contexto externo puedes considerar las cuestiones que surgen de los entornos legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico, ya sea internacional, nacional, regional o local.

Dentro del contexto interno, puedes considerar cuestiones relativas a los valores, la cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización.

Herramientas para análisis de contexto de una organización

No hace falta que te recuerde que, aunque suene demasiado rimbombante lo de organización, tú eres una y como tal debes analizar estratégicamente lo que estás haciendo y cómo puedes mejorarlo.

Te voy a presentar 3 herramientas para que, de manera sencilla, puedas analizar dónde se encuentra tu negocio ahora mismo.

  • Análisis DAFO
  • Benchmarking
  • MEFI y MEFE

Análisis DAFO

Es el más conocido, pero no por ello el menos importante. Se trata de identificar Fortalezas y Debilidades (contexto interno), Oportunidades y Amenazas (Contexto externo).

Las Fortalezas y Debilidades son una visión interna del negocio. Se analizan los recursos y capacidades del mismo.

Fortalezas: Son recursos o capacidades en las que el negocio desenvuelve bien, estas capacidades deben ser mantenidas y aumentadas. Ejemplos: Imagen de marca, capacidad de innovación.

Debilidades: Son frenos o características del negocio que le impiden tener un mejor rendimiento y que deben ser mejoradas. Ejemplo: Falta de capacitación en algún aspecto en el que sí esté preparada la competencia.

Las Amenazas y Oportunidades están en el entorno del negocio (son una visión externa). Son comunes para todos los competidores del sector.

Amenazas: Situaciones o eventos fuera del control del negocio, sobre los que se deben tomar medidas para reducir o eliminar sus efectos negativos. Ejemplos: Situación política, guerras.

Oportunidades: Tendencias, eventos que la empresa puede aprovechar para fortalecerse. Ejemplo: Cambios legislativos que favorezcan al nicho de mercado en que se encuentre el negocio.

 

análisis de contexto interno y externo

Benchmarking

El benchmarking implica aprender de lo que está haciendo el otro y entonces adaptar sus propias prácticas según lo aprendido, realizando los cambios necesarios, no se trata solamente de copiar una buena práctica, sino que debe de efectuarse una adaptación a las circunstancias y características propias.

Como ves, no se trata de “copiar por copiar” o “copiar tal cual sin adaptarlo a tu negocio”.

Existen 2 tipos de benchmarking: el interno y el externo (este último se subdivide en 2 tipos), como te muestro en la imagen:

 

análisis de contexto interno y externo

 

Para saber más sobre el benchmarking y cómo hacerlo, puedes ver este post.

Matrices EFI y EFE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LOS FACTORES INTERNOS (MEFI)

Se realiza a través de una auditoría interna para identificar tanto las fortalezas como debilidades que existen en todas las áreas del negocio.

Sirve para formular estrategias, ya que resume y evalúa las principales fortalezas y debilidades en áreas funcionales de una organización ofreciendo una base para identificar y evaluar las relaciones entre ellas.

Tiene un componente subjetivo (al igual que el MEFE), así que sus resultados deben usarse en unión de otras herramientas, como DAFO o las 5 fuerzas de Porter. También sirve para tener una idea inicial o primera aproximación al contexto de la empresa.

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LOS FACTORES EXTERNOS (MEFE)

La matriz de evaluación de factores externos (MEFE) resume y evalúa la información política, gubernamental, y legal (P); económica y financiera (E), social, cultural, y demográfica (S); tecnológica (T); y, ecológica y ambiental (E) y calcula los resultados a través de las oportunidades y amenazas identificadas en el entorno.

La elaboración de una Matriz EFE consta de cinco pasos y es muy parecida a la de MEFI.

Se debe hacer también una auditoría, en este caso externa, para identificar las amenazas y oportunidades del sector en que se encuentre nuestra empresa.

Con estas dos matrices se hace un gráfico en el que puedes hacerte una idea visual de dónde está tu negocio.

análisis de contexto interno y externo

 

¿Pero qué información me da el gráfico?

Sirve a la empresa para tomar decisiones estratégicas de la siguiente manera:

* Si la esfera se encuentra en los cuadrantes I, II o IV: Crecer y construir.

* Si la esfera se encuentra en los cuadrantes III, V o VI: Retener y mantener.

* Si la esfera se encuentra en los cuadrantes VI, VIII o IX: Cosechar o desinvertir.

 

Lo vemos mejor en este otro gráfico:

 

análisis de contexto interno y externo

 

¿Quieres conocer todas estas herramientas más a fondo y descargarte la plantilla para análisis MEFE y MEFI?

Entonces no te puedes perder el e-book “Guía de herramientas para análisis de contexto”.

Y hasta aquí todo lo que tenía que contarte hoy. Seguro que ya te está picando el “gusanillo” y estás analizando dónde está tu negocio y qué estrategia vas a tomar a partir de hoy. Cuéntamelo en los comentarios. Estoy deseando saber cómo te ha ido con estas herramientas.

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Soy Gehisy, Ingeniera Química, auditora interna de calidad y medio ambiente y Consejera de Seguridad para el transporte de mercancías peligrosas por carretera. Desde mi blog ayudo a profesionales de la calidad y las mercancías peligrosas a optimizar sus tareas diarias con la normativa, brindándoles formación y asesoría para convertir estos temas en sencillos. Actualmente también ayudo a propietarios de negocios online a gestionar sus procesos con calidad para ahorrar tiempo y ganar en eficiencia y productividad en sus negocios.

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