Cuándo empiezas tu negocio online es muy sencillo ofrecer una asistencia de calidad tanto a tus clientes potenciales como a los que ya han trabajado contigo antes. Incluso tienes tiempo para atender a esas personas que sabes que nunca te comprarán nada porque no encajan en el perfil de tu cliente ideal. Y te asombras al ver que escribes a otras emprendedoras y recibes respuestas automáticas o tardan más de una semana en responderte.

Y es que cuándo empiezas, todo se ve muy bonito y organizarse parece super sencillo. El problema viene más adelante, cuándo tienes un pico de visibilidad por el motivo que sea y esos correos y solicitudes de contacto se duplican, triplican y crecen exponencialmente. Ahí empiezas a entender mejor a esas emprendedoras que tienen respuestas automáticas o te responden más tarde de lo que tú esperas. Te has convertido en una de ellas ¿verdad?

Si ya conoces un poco el ciclo de crecimiento y evolución que siguen los negocios, tanto online como offline, puede que estés preparada para hacer frente a la nueva situación. Pero tal vez te pille por sorpresa y tengas que improvisar durante un tiempo, espero que breve, hasta readaptarte a tu nuevo ritmo y ser capaz de ofrecer la misma calidad sin aumentar tus horas de trabajo.

Siempre tendemos a trabajar más cuándo nos sucede algo así, en vez de revisar de nuevo nuestras listas de tareas y analizar cuáles son prescindibles para mantener así nuestra jornada laboral intacta. Y yo me incluyo, no te creas que soy una excepción, porque me ha pasado y me sigue pasando por temporadas. Pero al tener tan claro mi objetivo final, me enfoco en buscar soluciones que no pasen por trabajar más horas de las que tengo planificadas.

Para mí, ser productiva no es trabajar 10 horas al día para sacar el trabajo (algo que sí he hecho pero tratando de que fuera lo más temporal posible), sino ser capaz de realizar esas tareas importantes que necesita mi negocio para crecer y evolucionar de forma saludable, manteniendo mi estandar de calidad intacto y sin aumentar mis horas de trabajo. Esta última parte es muy importante para mí ya que mi objetivo para emprender es tener una conciliación real y disfrutar de tiempo libre de calidad con mi familia.

ser productiva y estar ocupada

 

Cómo decidir qué tareas delegar y qué tareas automatizar

 

Este punto, aunque al principio parezca un obstáculo insalvable, si te tomas un tiempo de tranquilidad para reflexionar sobre él, no es tan complicado. Pero necesitas dedicarle tiempo tú en primera persona porque nadie conoce tu negocio mejor que tú.

¿Puedes pedirle a otro profesional que revise tus tareas y diferencie entre automatizables, delegables y las que tienes que hacer tú sí o sí sin automatizar ni delegar? Claro que puedes, pero también necesitas tiempo para definir qué tareas tiene que revisar ese profesional que va a ayudarte y añadir un breve resumen de lo que precisa hacerse en cada una de ellas, como un proceso operativo a pequeña escala.

Decidas lo que decidas, no es tan sencillo como contactar con un consultor y decirle: dime qué delego y qué automatizo para salir de este pico de visibilidad que me tiene ya estresada. Es posible que necesite hablar contigo por skype para que le expliques muy bien los entresijos de tu negocio, el público al que te enfocas, los resultados que estás obteniendo y los que esperas conseguir con este cambio, entre otras muchas cosas.

Por eso voy a hacerte un breve resumen de los pasos que sigo yo para decidir qué tareas automatizo y qué tareas delego o realizo yo en primera persona:

 

RECOPILACIÓN DE TAREAS QUE QUIERO REVISAR:

El primer paso es anotar todas esas tareas que quieres revisar para saber si puedes automatizarlas o delegarlas. Es tan sencillo como coger una hoja en blanco (o descargar la ficha que te dejo más abajo) y rellenarla con esas tareas que realizas habitualmente y que ahora sientes que no te da la vida para llevar a cabo.

Por ejemplo:

  • Actualizar mis redes sociales con contenido curado, propio y últimas publicaciones más promociones temporales.
  • Realizar trabajos para mis clientes.
  • Responder correos de dudas de los cursos activos.
  • Enviar presupuestos a clientes potenciales.
  • Hacer nuevas campañas para futuros cursos y/o servicios.
  • Responder comentarios de lectores en el blog, redes sociales y por correo electrónico.

 

Ahí tienes que ir añadiendo todas las tareas que quieras revisar, más adelante veremos si puedes automatizarlas, delegarlas o realizarlas tú en primera persona.

 

ANÁLISIS DE LA RECOPILACIÓN DE TAREAS:

Ahora que tienes tus tareas por escrito y te las has sacado de la cabeza (algo muy motivador), vamos a comprobar si puedes delegarlas o automatizarlas. Tampoco es muy complicado, solo tienes que responder a las siguientes preguntas sobre cada una de ellas:

 

Para saber si es DELEGABLE:

  • Los resultados que obtengo al realizar esta tarea…
    • ¿Mejorarán si lo realiza otra persona en mi lugar?
    • ¿Se mantendrán igual si lo realiza otra persona en mi lugar?
    • ¿Empeorarán si lo realiza otra persona en mi lugar?
    • ¿Qué ganaré delegando esta tarea?
    • ¿Qué perderé delegando esta tarea?
    • ¿Qué es lo peor que puede pasar si delego esta tarea?
    • ¿Qué decisión voy a tomar respecto a esta tarea?

 

Para saber si es AUTOMATIZABLE:

  • Los resultados que obtengo al realizar esta tarea…
    • ¿Mejorarán si utilizo una herramienta que la realice en automático?
    • ¿Se mantendrán igual si utilizo una herramienta que la realice en automático?
    • ¿Empeorarán si utilizo una herramienta que la realice en automático?
    • ¿Qué ganaré automatizando esta tarea?
    • ¿Qué perderé automatizando esta tarea?
    • ¿Qué es lo peor que puede pasar si automatizo esta tarea?
    • ¿Qué decisión voy a tomar respecto a esta tarea?

 

EL MOMENTO DE DECIDIR HA LLEGADO:

Si has ido poniendo en práctica todo lo que he compartido contigo hasta ahora en tu ficha de trabajo o en una hoja en blanco, ya tienes ante ti qué tareas puedes delegar, automatizar o realizar tú en primera persona.

Por ejemplo, en mi caso:

Responder mensajes de la fanpage:

  • Los resultados que obtengo al realizar esta tarea…
    • ¿Mejorarán si utilizo una herramienta que la realice en automático? SÍ, los lectores que me escriben recibirán respuesta automática.
    • ¿Se mantendrán igual si utilizo una herramienta que la realice en automático? NO, reducirá el tiempo de respuesta.
    • ¿Empeorarán si utilizo una herramienta que la realice en automático? NO, ya que la respuesta será más rápida.
    • ¿Qué ganaré automatizando esta tarea? TIEMPO, solo necesitaré intervenir cuándo necesiten AYUDA HUMANA.
    • ¿Qué perderé automatizando esta tarea? NADA, ganaremos todos: yo podré dedicar ese tiempo a otras actividades importantes y mis lectores no tendrán que estar esperando a que me conecte para recibir su respuesta.
    • ¿Qué es lo peor que puede pasar si automatizo esta tarea? Que el bot se sature y responda cosas raras, pero entonces puedo intervenir directamente para solucionarlo, igual que haría de no automatizarla, así que en realidad no ocurre nada catastrófico si integro la automatización.
    • ¿Qué decisión voy a tomar respecto a esta tarea? AUTOMATIZAR

 

fichas para automatizar tu negocio online

 

 

¡Estupendo! Ya has dado el primer paso, uno de los más importantes. Porque esto no es solo automatizar por automatizar, necesitas tener muy claro qué quieres automatizar, para qué quieres automatizarlo y cómo lo harás. Es la forma más sencilla de ahorrar un tiempo muy valioso cuándo tu sistema ya esté funcionando en automático, cuantos más detalles hayas tenido en cuenta a la hora de planificarlo, menos modificaciones y arreglos posteriores necesitarás aplicar.

 

Y ¿Cómo empiezo a automatizar mis tareas automatizables?

 

Despacito y con buena letra. Ya que hemos hecho tan bien la primera parte, no podemos liarla ahora ¿no crees? Saber qué tareas puedes automatizar no significa que tengas que automatizarlas ya mismo, sin pensar, para probar y ver qué tal sale. No. Primero necesitas definir una estrategia con el paso a paso de tu futura automatización y comprobar que es coherente y tiene sentido.

 

Definir el QUÉ

Tu QUÉ está claro ¿verdad? Es la tarea que quieres automatizar porque ha pasado con éxito el filtro anterior.

Por ejemplo, en mi caso: voy a automatizar las respuestas en mi fanpage.

 

Definir el PARA QUÉ

Y ahora que tengo claro el QUÉ, paso al PARA QUÉ: para ofrecer respuesta a las consultas más recurrentes reduciendo el tiempo de espera, añadiendo también la opción de contactar conmigo directamente si la información recibida no es suficiente.

En resumen, tu MOTIVO u OBJETIVO para querer automatizarla.

 

Definir el CÓMO

Aquí te aconsejo hacerte un dibujito, tipo diagrama, del recorrido que harán tus lectores dentro de tu automatización. Es muy importante tener muy claro el camino que seguirán y las diferentes opciones que vas a ofrecerles. Si no, puede que tu automatización te de más trabajo porque no se enteren de nada de lo que están leyendo. Y ese no es el objetivo ¿cierto?

En la siguiente imagen puedes ver mi planificación a la hora de crear un bot básico para mi fanpage que después, con el tiempo y revisando los resultados, fui ampliando y modificando para perfeccionarlo y simplificarlo al máximo.

configuración_bot_básico

Como ves, teniendo las cosas claras y siguiendo un paso a paso coherente, alineado con tus objetivos, el proceso de planificación y creación de tus automatizaciones no te hará perder la cabeza.

 

¿Qué herramientas de automatización puedo utilizar en mi negocio online?

Infinidad. Herramientas hay muchísimas. Pero, como siempre, voy a contarte las que utilizo yo, para que puedas probarlas, analizar los resultados que obtienes y decidir si encajan con tu sistema o no. Ya sabes que decidir qué estrategia aplicar a tu idea es algo muy personal para lo que no sirven consejos genéricos ¿verdad? Solo encuentras la adecuada para ti probando o con una consulta personalizada. Pues en este caso, ocurre lo mismo.

Pero no dejes que este detalle te paralice. La única forma de saber qué herramienta te funciona, es probándolas. Si te quedas ahí parada pensando en todas las opciones disponibles, nunca obtendrás los resultados que deseas. Hay que pasar a la acción para tener datos reales con los que trabajar, así que puedes empezar probando las que yo utilizo antes de experimentar con otras y elegir la tuya.

 

BOT DE FACEBOOK:

Para crear el bot en mi fanpage, he utilizado Botsify. Es una herramienta muy sencilla de programar e integrar. Yo tengo la cuenta premium, pero tiene versión gratuita para hacer pruebas antes de decidirte. Y bueno, también puedes quedarte con la cuenta free, eso ya depende de lo que necesites exactamente.

 

CHAT ONLINE:

Verás que tengo dos, pero el que funciona realmente como chat es el que he creado con Tawk.to. Esta aplicación es gratuita y muy potente:

  • Tiene disparadores para que aparezcan mensajes automáticos en determinadas páginas.
  • Puedes mantener conversaciones en directo.
  • Tiene la opción de añadir una base de conocimientos por si decides delegar la atención al cliente en tu chat.
  • Puedes habilitar un formulario para que te lleguen los mensajes por correo cuándo estás offine.
  • Es posible personalizar los colores y textos genéricos.

Entre otras cosas, anímate a probarlo, merece la pena.

 

NOTIFICACIONES PUSH:

Son pequeños anuncios que aparecen en la zona inferior derecha del ordenador, como las notificaciones de facebook. Para integrarlas he utilizado PushCrew que también tiene cuenta gratis para probarla.

  • Tiene plugin para integrarlo en wordpress.
  • Lee automáticamente el feed de tu blog y envía las notificaciones.
  • Los suscriptores pueden darse de baja sin problema desde la misma notificación.
  • Puedes ofrecer un regalo a los nuevos suscriptores redireccionándolos a otra página de agradecimiento.
  • Es posible enviar notificaciones manuales y programarlas.

También me pasé a la cuenta premium para aumentar el número de suscriptores, pero puedes empezar con la gratis y ver las estadísticas que te ofrece la herramienta para decidir si te funciona o no. Para activar las notificaciones también en el móvil, necesitas la premium si no recuerdo mal.

En el siguiente vídeo puedes verlas por dentro:

Además, si te interesa este tema y quieres implementarlo ahora o dentro de un tiempo en tu negocio online sin deshumanizar tu marca y ahorrando un tiempo muy valioso, tengo varias opciones para ti:

 

  • TALLER AUTOMATIZA TU NEGOCIO ONLINE:

 

Dónde trazaremos juntas tu primera estrategia de automatización, revisando los puntos que acabamos de ver y muchos más, para asegurarnos de que cuándo llegues al paso de integrar herramientas estés segura de lo que haces y no te dejes vencer por las dudas e inseguridades.

Además, podrás descargar una ficha mucho más amplia con otra serie de detalles a tener en cuenta a la hora de seleccionar qué tareas automatizar y/o delegar y cómo hacerlo de forma que los cambios posteriores sean mínimos.

Y estarás conmigo en directo, por lo que podrás preguntarme lo que quieras, compartir tus resultados, participar activamente y ver mis herramientas por dentro al detalle, para que puedas inspirarte en mi propia estrategia a la hora de diseñar la tuya.

¡Es mañana! Miércoles 13 de septiembre de 11:00 a 13:00 horas de Madrid (España), pero habrá grabación, así que si te apuntas, no te preocupes, podrás verlo después.

VER EL TALLER ACTUAL.

 

  • SI LLEGAS TARDE AL TALLER ¡TRANQUILA! También lo he tenido en cuenta 😉

 

Puedes visitar mi Academia para Emprendedoras Online, está en pleno lanzamiento por el cambio de plataforma y he habilitado la suscripción mensual a un precio muy asequible. Tendrás acceso inmediato a todos mis cursos, talleres y formaciones para aprender a tu ritmo, con solo conexión a internet, y preguntarme todo lo que necesites en nuestro grupo de trabajo en facebook y los webinars mensuales.

Posiblemente suba el Taller al área de Talleres dentro de unas semanas, por lo que podrás acceder a él con tu suscripción mensual, planificar tu primera estrategia de automatización para tu negocio online y consultarme las dudas que te queden pendiente después de ver el vídeo y rellenar las fichas.

 

 

Y si sientes que necesitas que te acompañe de forma más cercana y personal durante todo el proceso, dándote consejos y recomendaciones más personalizadas y adaptadas a la etapa real en la que te encuentras, puedes echar un vistazo a mis sesiones estratégicas individuales, dónde dedico parte de mi tiempo en exclusiva a ayudarte a impulsar y hacer evolucionar tu negocio en coherencia con tus objetivos y valores reales.

 

 

Como ves, opciones hay muchas. Ahora te toca a ti analizarlas, valorar cuál puede aportarte más conocimientos y decidir. Si optas por el taller, no te recrees mucho… ¡que es mañana por la mañana! Espero verte allí para trabajar juntas en la automatización de tu negocio online ¡va a ser genial, ya verás!

 

 

 

Imagen mujer estresada Por Ann Haritonenko de Shutterstock.

Imagen escritorio femenino Por OSA FOOD de Shutterstock.

 

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Celia

Diseñadora, Mentora y Formadora Online at El Perro de Papel
Mamá y emprendedora a tiempo completo. Ayudo a otras mujeres y madres soñadoras a emprender un negocio online de éxito para conciliar su vida personal y profesional.Si este artículo te ha gustado, sigue aprendiendo conmigo en mi reto gratis de 14 días para conectar con tu mejor versión CLICK AQUÍ.Y AQUÍ tienes mi curso premium para mamás emprendedoras que quieren hacer realidad su idea genial, mano a mano, conmigo.¡Que tengas un feliz día, soñadora!

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