Lo reconozco. No siempre utilizo los famosos pomodoros para trabajar en fracciones de 30 minutos. Y eso que soy muy fan de este sistema de gestión del tiempo y lo recomiendo a todas las emprededoras que me contactan a través de mis servicios de mentoría y coaching.

Pero todo tiene su por qué. Después de tanto tiempo ciñéndome a esa forma de organizar mi día a día para ser más productiva, he detectado que, para bien o para mal, hay días buenos en los que funciona perfectamente… y otros no tanto.

Cuándo tienes un negocio dónde la creatividad es tu mayor propuesta de valor, llega un momento en el que sistemas cerrados te cortan las alas ¿verdad? Ya te hablé sobre esto en la entrada dónde te animaba a destrozar tu calendario editorial. Y mi artículo de hoy va en esa línea.

Pero tranquila, que no voy a decirte que dejes de anotar tus tareas, clasificarlas por orden de importancia y trabajar por periodos de 30 minutos si ya te está funcionando. Solo quiero compartir contigo otra pequeña evolución en mi sistema, cómo la detecté y la forma en que la he gestionado para adaptarla de nuevo a quién soy y lo que necesito en realidad.

Ya sabes que soy fiel defensora de la creatividad y la flexibilidad, huyo de los sistemas encorsetados que impiden el crecimiento y desarrollo. Por eso mismo, lo que me ha sucedido estos meses es lo que tenía que pasar, ni más ni menos. La causa de mi cambio de mentalidad, tanto a nivel personal como profesional.

Cuándo empiezas es normal establecer rutinas y trabajar en ellas para transformarlas en hábitos, así se crean las bases de un negocio online que funciona. Sin un sistema sólido de fondo, no hay estrategias efectivas. Es como empezar a construir tu casa por el tejado, primero necesitas los cimientos ¿verdad?

Así que respira, no voy a desmontarte el sistema, sobre todo si funciona. Todos los consejos sobre gestión del tiempo para emprendedoras que he compartido contigo siguen vigentes y a día de hoy los sigo aplicando, pero con más flexibilidad y dejando mucho más margen a la improvisación.

Y es que he descubierto un par de cosas que a las personas creativas nos frenan y mucho.

 

PUNTOS A TENER EN CUENTA PARA GESTIONAR TU TIEMPO SIN AGOBIARTE:

  • Tú eres un espíritu libre, un alma que disfruta creando, imaginando, soñando… y cortar tu sueño a los 30 minutos te devuelve de una forma demasiado drástica a la realidad. Por ahí dicen que a los 30 ó 45 minutos la mente empieza a despistarse… pero en tu caso, es cuándo llegas al punto álgido de tu concentración.

 

  • Pero claro, esto no te sucede en todas las tareas… cuándo estás enfrascada en esas actividades más aburridas y mecánicas, parar a los 30 minutos es una maravilla, te permite reconectar con tu creatividad y despejarte para volver a la carga un ratito después con las pilas cargadas.

 

  • Trabajas de forma improvisada, sin normas rígidas y eso de desglosar tareas… te frena mucho. Tienes claro lo que quieres hacer, el objetivo final, pero pierdes más tiempo analizando miniobjetivos que trabajando en ellos. Y claro, no avanzas.

 

  • Lo tuyo es crear, sin más. Y para crear no quieres seguir horarios rígidos que te hacen estar más pendiente del reloj que de lo que estás haciendo. Así no hay quién se concentre…

 

¿Te has sentido identificada con alguno de los puntos anteriores?

El sistema de trabajar en base a pomodoros ¡es genial! Pero, como te comentaba, no siempre… AQUÍ tienes un montón de técnicas para aumentar tu productividad, todas funcionan según para qué personas, es cuestión de probarlas, analizar resultados y decidir en base a ellos.

Pero lo que si es cierto, es que necesitas unas bases, un sistema mínimo de gestión del tiempo, para no perderte en tareas que no hacen crecer ni evolucionar tu negocio. Una cosa es que te bloquées al trabajar con pomodoros y otra muy distinta que no planifiques absolutamente nada y te pases el día apagando fuegos.

 

SISTEMA MÍNIMO VIABLE DE GESTIÓN DEL TIEMPO PARA EMPRENDEDORAS CREATIVAS

Si has llegado hasta aquí, es porque tú, como yo, necesitas un sistema de gestión del tiempo que no corte las alas de tu creatividad ¿verdad?

Pues tranquila, voy a contarte mi nuevo sistema mínimo viable de gestión del tiempo para emprendedoras creativas para que lo pruebes durante mínimo 21 días, analices resultados, los compares con el periodo anterior y te pases por aquí para contarme si has notado alguna diferencia ¿de acuerdo?

 

PASOS CLAVES PARA CREAR TU NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN DEL TIEMPO

  • Anota todas las tareas importantes para esta semana en una hoja en blanco.

 

  • Revisa las tareas y dibuja un corazón al lado de las que sean más creativas.

 

Por ejemplo, en mi caso:

Diseño Web ♥

Emitir factura a cliente de diseño de marca con alma

Redactar la Newsletter con novedades sobre el blog

Grabar vídeo para el nuevo programa Crea tu Curso Online ♥

Pasar la entrada en borrador de word al blog

Diseñar infografía para la entrada del blog ♥

 

¿Lo ves más claro así? Las tareas que llevan el corazoncito, son las que yo considero más creativas y las que disfruto realizando. Las demás, son necesarias, pero no son tan divertidas. Seguimos:

  • Dibuja un rombo al lado de las que consideres más mecánicas. Por ejemplo:

 

Diseño Web ♥

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¡Genial! Ya tenemos tres tareas creativas que me encanta realizar y dos que son muy mecánicas, aunque necesarias.

¿Y las que quedan en blanco, sin ningún dibujo al lado? Esas son las normales, tenemos que hacerlas porque son necesarias para el crecimiento de nuestro negocio, pero ni nos divierten ni nos aburren.

Haz lo mismo con todas las tareas que tengas asignadas para la semana, clasíficalas pensando en si son automáticas/aburridas o divertidas/creativas.

Lo normal, si has escogido un nicho que te apasiona, es que tengas más divertidas/creativas que aburridas/mecánicas.

Pero…

 

¿QUÉ PASA SI LAS TAREAS ABURRIDAS SUPERAN A LAS DIVERTIDAS?

 

Tu sistema cojea, necesitas revisarlo. Puede que hayas tocado techo y necesites delegar o automatizar ciertas tareas.

  • Si pierdes demasiado tiempo respondiendo correos de clientes, prueba a programar una respuesta automática para enviar a todos información básica sobre tus entradas más top del blog, tus principales servicios e infoproductos gratuitos y qué tipo de correos respondes en primera persona y qué tipos de dudas o consultas pueden encontrar resueltas en las distintas secciones de tu blog.

 

Si aún así, sigues recibiendo demasiados correos casi idénticos y pierdes mucho tiempo en responderlos… mira a ver si puedes permitirte delegar la gestión de tu correo en un asistente virtual que te organice todo y te facilite el trabajo diario.

 

  • Si pierdes demasiado tiempo compartiendo tus posts en tus redes sociales, necesitas automatizar esta tarea. Y aquí, hay distintas opciones:

 

100% automático: BlogsterApp. ¡Una maravilla! Es de pago, pero muy asequible si tienes en cuenta la cantidad de trabajo que te quita. Solo tienes que subir el feed de tu blog y la plataforma se encarga de compartir todos tus posts, en el orden que tú quieras, en las redes sociales marcadas dentro de la franja horaria que le digas.

Semi-automático: Hootsuite o Buffer. Aquí tienes que intervenir tú, ya que tienes que programar tus posts de forma manual y asignarles el día y hora que quieres compartirlos. Puedes hacerlo los domingos, por ejemplo, y dejar programada toda la semana.

Delegar: y de nuevo, si te lo puedes permitir, busca un community manager que gestione tus redes sociales. Esto no implica que no puedas asomar la naricita a saludar a tus fans, pero sin la presión de tener que hacerlo justo cuándo se publica una nueva entrada porque si no, nadie la verá.

Pushcrew: ¡esta me encanta! La llevo utilizando desde Navidad. Tiene versión free y de pago. Yo me pasé a la de pago porque me interesaba habilitarlo en el móvil. Son notificaciones push, como las de facebook, a las que se pueden suscribir tus lectores a un solo click y cuándo haya novedades, les aparecerá el mensajito en su pantalla. En cualquier dispositivo con la cuenta premium, solo en el pc con la de pago.

 

  • Si pierdes demasiado tiempo dando acceso a tus clientes a tus cursos o formaciones online ¡automatiza el sistema! Puedes hacerlo si usas solo Paypal o recurrir a una plataforma de ventas que haga todo por ti (menos la resolución de dudas ¿eh? que te veo venir…):

 

Paypal: cuándo configuras el botón de compra, en opciones avanzadas, puedes incluir una URL a la que redirigir a tus compradores si la transacción se realiza con éxito. Recuerda indicar en la página de ventas que no cierren el navegador tras la compra, que esperen un poco porque serán redireccionados a la plataforma del curso.

Sendowl: ¡una maravilla! Es una plataforma de venta de servicios e infoproductos dónde cargas los archivos que quieras que descarguen tus compradores o añades la URL dónde quieres redireccionarlos ¡y SendOwl se encarga del resto! Programas tu botoncito, el IVA, el precio, la plataforma preferida de pagos (Paypal/Stripe) y cuándo tengas todo integrado, la plataforma vende por ti incluso mientras duermes (si dedicas tiempo a promocionarlo, claro… que aquí las cosas solas no pasan…).

Woocommerce: un plugin maravilloso de wordpress para vender tanto servicios e infoproductos como productos físicos. Es muy potente y gratuito, aunque algunos módulos son premium, todo depende de lo que necesites. No es complicado de configurar, pero si programar no es lo tuyo, tal vez te venga bien recurrir a un programador o diseñador web.

Membresías: existen infinidad de plugins para crear suscripciones mensuales dentro de wordpress, así funciona el área vip de EmprendeLove y mi Academia Digital para Emprendedoras Soñadoras. Solo tienes que configurar las formas de pago asociadas, crear las diferentes opciones, revisar la privacidad y poner en marca tu propia escuela. Vale, no es tan sencillo, pero lo cierto es que funciona de maravilla y el tiempo invertido merece la pena. Yo utilizo Memberpress que es de pago, pero existen opciones gratuitas como Paid Membership Pro.

 

  • Si pierdes demasiado tiempo emitiendo facturas y declarando tus impuestos trimestrales ¡busca unos gestores que lo hagan por ti! y una plataforma que emita tus facturas editables de forma automática y se las haga llegar a tus clientes:

 

Sobre gestores online, te diré los que conozco: E-autónomos (con los que yo trabajo y estoy encantada) e Info-autónomos (estoy apuntada a sus formaciones y es todo muy práctico y claro).

En estos temas dónde tu dinero está en juego, no está de más tener una mínima idea y llevar unas cuentas a nivel interno, aunque sea de lo básico (qué entra, qué sale, qué inviertes, qué gastas). Más que nada para no llevarte sustos innecesarios por delegar por completo y no molestarte en controlar lo básico para comprobar si tu negocio funciona o se va a pique.

Y respecto a las facturas, yo utilizo Quaderno: se integra con sendowl, stripe, paypal… aplica el IVA europeo de forma correcta haciendo varias comprobaciones, crea una factura automática y editable (el comprador puede incluir sus datos personales de facturación cuándo la recibe) y la envía sin que muevas un dedo. Además, en tu panel de administración puedes ver un balance de las ventas y beneficios que vas tendiendo, que nunca está de más.

 

  • Si pierdes demasiado tiempo creando y enviado tus newsletter, campañas promocionales y presentando tus soluciones a tus suscriptores… ¡automatiza tus embudos! Te facilitará la vida, tanto a ti como a tu comunidad, ya que utilizar una plataforma de email marketing que te permita clasificar a tus suscriptores en base a tus intereses es positivo para ambas partes.

 

Ellos reciben solo lo que quieren y tú tienes un sistema montado en piloto automático que los guía por los entresijos de tu comunidad de forma personalizada, guiándose por los clicks que hacen en tus newsletter y los correos que abren y leen de verdad.

Existen una gran cantidad de plataformas de email marketing con versión free: MailRelay, MailChimp, MailerLite,… Pero capaces de crear embudos profesionales dónde la segmentación es 100% personalizada, solo conozco Converkit (muy básico), Active Campaign (muy potente, es el que utilizo actualmente para mis estrategias de email marketing), Ontraport e Infusion Soft (estas últimas ya son muy PRO).

 

COMPRUEBA QUE ESAS TAREAS SON DE VERDAD FACTIBLES E IMPORTANTES

 

Y ahora, una vez hayas implementado todas estas automatizaciones, revisa tu lista de tareas ¿cómo van esas que son más automáticas y aburridas? ¿Ocupan ya menos tiempo que las creativas y divertidas? ¡Genial! Seguro que ahora te enfrentas a tu semana laboral con otra actitud ¿cierto?

Pero todavía no hemos terminado. Antes de continuar, quiero que hagas un repaso para comprobar que de verdad esas tareas que has anotado son realistas, medibles y factibles para ti, además de importantes. Si una vez realizadas los resultados no van a influir en el desarrollo de tu negocio, mejor elimínalas.

Si no sabes como enfrentarte a esta nueva tarea, echa un vistazo a mi selección de entradas sobre Gestión del Tiempo y a mi Guía Gratis, te ayudará a aclarar conceptos y centrar tus esfuerzos solo en esas actividades que de verdad merecen la pena.

 

TU NUEVO SISTEMA 100% PRODUCTIVO, FUNCIONAL Y DIVERTIDO

Ahora sí, ¡el gran paso final!

  • Tienes tus tareas y objetivos importantes a realizar durante la semana.
  • Has automatizado al máximo esas tareas que te hacían perder el tiempo.
  • Incluso has delegado algunas, recuperando un tiempo que no sabías que tenías.
  • Y las tareas que figuran en tu nueva lista ¡te gustan mucho más!

 

¿CÓMO ORGANIZAR AHORA TUS NUEVAS TAREAS?

  • Las tareas mecánicas que sigan en tu lista porque no puedas delegarlas o automatizarlas, prueba a realizarlas por pomodoros. 30 minutos trabajando en ellas y de 5 a 15 minutos desconectada para cargar las pilas. Prueba a dividirlas en miniobjetivos que las hagan más llevaderas y prémiate con un merecido descanso cuándo taches cada mini-objetivo de tu lista.

 

  • Las tareas creativas no las restrinjas de esta manera. Deja volar tu creatividad cuándo las estés realizando. Permítete trabajar en ellas todo el tiempo que te apetezca, descansado solo cuándo sientas que tu imaginación empieza a flaquear y necesitas tomar el aire. Deja que tu concentración llegue a su límite más alto y alcanza TU ZONA DE MÁXIMA CREATIVIDAD sin ceñirte a tiempos ni horarios.

 

¿CÓMO SABRÉ SI ESTOY EN MI ZONA DE MÁXIMA CREATIVIDAD?

Lo sabrás, hazme caso. Es ese momento en el que se detiene el tiempo, estás 100% enfocada, tu mente va por libre y te molesta que te interrumpan porque pierdes el hilo por completo.

Puedes tardar 30 minutos, una hora o dos en llegar a tu zona, pero una vez lo logras, eres capaz de hacer el doble de trabajo en la mitad del tiempo. Estás 100% enfocada y eres 100% productiva. Conectas contigo, despliegas todas tus habilidades y capacidades al máximo y los resultados son excelentes.

Cuándo estás en TU ZONA DE MÁXIMA CREATIVIDAD, parar porque sí, porque toca descansar, puede ser un caos. Como un jarro de agua fría. Tus neuronas están 100% activas, concentradas en esa tarea y apagas la conexión de repente. Te costará más volver a conectar y regresar A TU ZONA, que dejar el descanso para cuándo notes que empiezas a cansarte de verdad.

Disfruta de esos momentos de máxima creatividad, dónde el tiempo se para para ti aunque el mundo siga girando. Tampoco te digo que estés 10 horas seguidas trabajando… sobre todo si uno de los motivos de emprender es disfrutar de tu familia… Pero si lo que necesitas es flexibilidad ¿qué mayor flexibilidad horaria que organizar tus tareas en base a tu creatividad?

Disfruta de tu trabajo, distribuye tus tareas aburridas en pomodoros para que te cueste menos ponerte a ello y aprovecha esos periodos de tiempo de creatividad sin barreras para no perder la pasión, la motivación y las ganas de seguir creciendo y evolucionando junto a tu negocio online.

 

CONSEJOS FINALES PARA VENCER A LA PROCRASTINACIÓN

crea tu sistema de gestión del tiempo para creativos

Todas procrastinamos, sobre todo cuándo se trata de las tareas repetitivas, automáticas y aburridas que hemos comentado.

A todas nos gusta la parte creativa y divertida de nuestro trabajo online, pero nos da un poco repelús perder tiempo emitiendo facturas, enviando correos idénticos y publicando nuestra última entrada en todas y cada una de nuestras redes sociales.

Cuándo sientas que pierdes las ganas de realizar tus tareas divertidas… ¡para! Revisa tu sistema: algo falla. Corres el riesgo de perder la ilusión y la motivación. El siguiente paso es abandonar, sentir que ésto no es para ti y tirar la toalla.

  • Reconecta contigo, delega, automatiza, sé 100% auténtica y céntrate en dar lo mejor de ti en esas actividades que aportan valor real a tu negocio y a tu comunidad.

 

  • No pierdas tu tiempo en actividades que no cambian nada en tu proyecto pero te mantienen ocupada. Si has terminado tus tareas diarias, avanza con las del día siguiente o desconecta… pero no intentes mantenerte ocupada con actividades innecesarias para sentir que tienes más cosas pendientes.

 

¡Disfruta de tu trabajo y de tu tiempo libre! Prémiate. Permítete salir de trabajar antes para tomarte un helado o ir con tu hijo más tiempo al parque.

Si, como yo, has decidido emprender para trabajar desde casa, conciliar y construir la vida de tus sueños, sin cadenas y 100% flexible… no inventes cadenas, no te ates tú sola, deja de autoboicotearte exigiéndote demasiado. Quédate solo con lo que funciona, automatiza y delega todo lo que puedas… ¡y enamórate cada día un poco más de tu mejor versión emprendedora!

Recuerda: Eres lo que Comunicas y Comunicas lo que sientes que Eres. - piopialo

Si estás aburrida, desmotivada, hastiada… esa es la imagen que ofreces, consciente o inconscientemente, a tu comunidad. ¿Todavía te preguntas porqué no responden a tus campañas, retos y no conectan contigo?

¡Cambia tu forma de enfrentarte a las tareas diarias y cambiará el mundo que te rodea! O al menos, inténtalo. Ese es el primer paso ¿no crees?

Y no olvides probarlo durante 21 días para que sea efectivo, analizar los resultados, compararlos con los que estabas obteniendo hasta ahora… ¡y pásate por aquí a contarme qué tal te va! Me encantará saber si mi nuevo sistema de organización pro-creatividad te funciona tan bien como a mí.

 

Y si quieres seguir trabajando para activar el cambio positivo en tu vida, échale un vistazo a ESTO: desarrollar tu mentalidad emprendedora en positivo te cambia la vida por completo. Tanto a nivel personal como profesional. ¡Anímate, no pierdes nada! Y tienes mucho que ganar ¿no crees?

Te encantará:

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Mamá, emprendedora y bloguera a tiempo completo. Ayudo a otras mujeres y madres soñadoras a emprender un negocio online de éxito para encontrar el equilibrio entre su vida personal y profesional.

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